Implantación

Universidad Politécnica Territorial del Estado Trujillo

"Mario Briceño Iragorry"

Sede San Luis, Municipio Valera

Informática

        

Definición de un Proceso de Implantación de Sistemas

La Implantación de sistemas es un tema relevante en lo que se refiere al desarrollo de software y de tecnologías de la información. A pesar de ello, la ingeniería de software continúa centrándose en abordar los problemas del desarrollo desde la mejora de procesos pero sin abordar de manera sistemática la Implantación como un conjunto de temas específicos a ser tratados. 

Uno de los problemas detectados en gran parte de los proyectos informáticos, en general está dado por las dificultades en la Implantación de los mismos en los diferentes entornos sociales y tecnológicos, siendo esta etapa, un atributo fundamental para el éxito de la puesta en marcha de los sistemas. 

Se propone enmarcar los límites de la Implantación de sistemas, como parte un proceso inherente a la definición del proceso software, y que asimismo, debe ser definido específicamente y a través de un conjunto de principios básicos que permitan comprender y abordar esta etapa como un área específica dentro de la Ingeniería de Software o la Ingeniería de Sistemas.

Una manera gráfica de explicarlo es compararlo con la implantación de un Órgano en un cuerpo humano. Imaginemos el implante de un corazón en un paciente gravemente enfermo. En nuestro caso, el nuevo corazón es el sistema de información, el paciente es la Organización que recibe al nuevo sistema y el procedimiento quirúrgico u operación es el proceso de implantación del nuevo sistema.

Un resumen de cuáles son los pasos que se siguen antes, durante y después de la implantación de este nuevo corazón (el sistema de información en nuestro caso) incluyen:

a) La fase de diagnóstico que incluye todos los exámenes (pruebas de esfuerzo, electrocardiogramas, exámenes generales, etc.) que nos llevan a determinar la necesidad de una operación. En nuestro caso, esta fase normalmente la inician las propias organizaciones que detectan la necesidad de contar con un nuevo sistema de información para mejorar los procesos de cierta área.

b) La preparación con exámenes pre-operatorios, tratamientos iniciales, preparación de sala y equipo médico, etc. En nuestro caso el levantamiento de información, las entrevistas, el análisis de los procesos y hasta la instalación del software, preparación de las facilidades necesarias y capacitación a los usuarios.

c) La operación en sí o el proceso de implantación del nuevo sistema.

d) La recuperación post-operatoria.

e) La dada de alta o fin de la implantación del sistema.

f)El seguimiento constante.

Ya con la decisión del paciente de someterse se formarán los pasos que se van a ejecutar desde ese momento hasta su total recuperación, le dará acceso a toda la información necesaria. 

No sólo le aclara los beneficios, que serán obvios, también debe advertirle de los riesgos, de la necesidad que el paciente se comprometa a seguir rigurosamente las indicaciones pre y post operatorias, de lo difícil y hasta doloroso que será la etapa de recuperación. Pero también lo motivará a transitar todo este proceso con energía y decisión porque al final se sentirá bien, hará más, dejará de lado la minusvalía que le causaba su corazón enfermo.

De aquí en adelante, lo más importante para garantizar el éxito del proceso (sea de la operación que usamos como ejemplo o sea la implantación de un sistema) es la constancia y el compromiso de ambas partes, médico y paciente, en no cejar en el deseo de mejorar.

Luego de iniciado el proceso, lo ideal es seguir adelante, nunca detenerlo. ¿Se imaginan a un paciente que en la mesa de operación, con el pecho abierto y el corazón a la vista, le diga al cirujano que mejor se espera unas semanas más antes de seguir?. Igual pasa con la implantación de un sistema. Siempre hay que seguir, estar preparados, superar los obstáculos que se van a presentar, intentar hacerlo con el menor trauma posible en beneficio al usuario y a la empresa que tendrá el nuevo sistema.

Ahora viene el seguimiento o para nosotros la Atención y Soporte a usuarios. Imagínese ahora a nuestro paciente, que después de ser dado de alta en el hospital, se olvida del tratamiento, no cumple la dieta y no visita más a un médico especialista. Está reconocido que este paciente necesita mantenerse dentro y va a requerir de atención continua por el resto del tiempo, con más intensidad en las primeras semanas reduciéndola a medida que todo el Organismo se adapta al nuevo corazón. asimismo pasa con el sistema, tenemos que continuar con las accesorias a usuarios y tratar de entender sus inquietudes para que así el manejo del sistema sea mas aceptable. 

El lapso de tiempo hasta su total recuperación dependerá de la fuerza de voluntad de nuestro paciente y al cumplimiento riguroso a las indicaciones sin perder de vista nunca su deseo de sanar. Mientras mayor sea el compromiso, más corto será el tiempo de recuperación y de comenzar a disfrutar de los beneficios de una buena salud.

Fases de una implantación

1. Revisión de hardware y software: Analizar si la infraestructura actual soportará el sistema nuevo. Si no la soporta, explicar qué cambios son necesarios. Analizar si las PCs de los usuarios soportarán el nuevo sistema. 

2. Método de implantación: La elección del método depende de varios factores: - Volumen de información 

- Criticidad de la implementación 

- Restricciones de tiempo 

- Recursos humanos 

- Restricciones de hardware  

3. Puesta operativa: Es la fecha a partir de la cual el nuevo sistema entra en vigencia. 

A partir de ese momento las decisiones se toman usando información del nuevo sistema. 

Deben estar listos: 

- Migración de datos 

- Capacitación 

- Interfases definitivas 

- Manual de Normas y Procedimientos 

4. Migración de datos: 

Involucra tres partes:

1) Carga inicial 

2) Conversión de datos 

3) Depuración 

Carga inicial Volcado de información del sistema viejo al sistema nuevo. 

Se debe decidir: 

- Si es manual o automática 

- Si se cargarán los datos históricos

Depuración de datos: El usuario clave es el que decide qué datos se van a depurar. 

Se debe decidir: 

- Si es manual o automática 

Se debe asegurar: 

- Que no se pierdan datos en la migración. ¡Realizar un backup de los datos viejos! 

- Que si faltan datos, se los agregue 

- Que si hay datos incorrectos, se los corrija 

- Que no haya datos duplicados 

- Que los datos sea válidos en forma lógica (ejemplo: una dirección que no existe no se debería permitir) 

- Integridad de las referencias en las bases de datos. Aunque el usuario quiera borrar ciertos datos, si los mismos se utilizan en otra parte del sistema, no se pueden borrar.

5. Interfases

Definen la comunicación entre sistemas.

6. Perfiles / roles: Cada perfil puede ejecutar una o más funciones del sistema. Perfiles en el equipo de implantación: 

- Líder 

- Analistas funcionales 

- Desarrolladores 

- Testers 

- Usuario clave 

Perfiles en la organización: los define el nivel jerárquico de cada sector, pero en general son: 

- Usuarios que realizan altas y bajas de datos 

- Supervisor: puede manejar información confidencial 

- Usuarios que realizan consultas 

- Seguridad: modifican permisos, usuarios, claves, etc.

Si cambia un perfil debe actualizarse el manual de normas y procedimientos, y todo lo que se tiene como perfil tiene que aparecer en el manual de usuario. Para definir el perfil de acceso del usuario se debe tener en cuenta el Manual de Normas y Procedimientos y en caso de no existir se tendrá en cuenta la tarea que desempeña, el sector donde se desempeña y las responsabilidades que posee.

¿Quién las elabora? ¿Quién las ejecuta? ¿Quién las aprueba? 

- El usuario clave 

- De hardware: probar si el hardware actual soportará el nuevo sistema. 

- Unitarias: están a cargo de los analistas. Se prueba cada módulo por separado. 

- Funcionales: están a cargo de los analistas. Probar las diversas funciones del sistema (casos felices y casos erróneos, ver cómo se comporta el sistema). Probar la lógica de negocio. 

- De estrés: verificar cómo es el tiempo de respuesta del sistema ante muchos usuarios. ¿Concurrencia? 

- De volumen: verificar cómo es el tiempo de respuesta del sistema ante muchísimos usuarios. ¿Carga? 

- Integrales: verificar todo un circuito completo. Las debe realizar el área usuaria. 

- De perfiles: probar que un usuario con perfil X que tiene autorizado realizar Y no pueda realizar Z. 

- De interfases: probar las interfaces entre los módulos o entre el sistema nuevo y el viejo. 

- Del plan de contingencia: al menos una vez al año. 

7. Capacitación 

- Lugar: Fuera del área de trabajo, pero en un entorno similar 

- Logística: Transporte, fecha, hora, días para no reducir la capacidad productiva del negocio 

- Temario: 

Evaluación de lo aprendido 

Clases prácticas o teóricas 

Uso del sistema (sólo lo que ese usuario va a usar) 

Cómo reportar errores - Personas 

- Decidir si es mejor capacitar a todo el personal, o a capacitadores que capacitarán (depende de la cantidad de gente a capacitar) 

- No es necesario que el manual de usuario ya esté listo para capacitar. Sí es necesario que ya estén definidos los distintos perfiles. 

Plan de contingencia: Son los pasos a seguir en caso de una falla prolongada del sistema nuevo, para mantener la actividad del negocio. El responsable de mantenerlo es la gerencia de Sistemas. 

Tareas para crear un plan de contingencia: 

1) Identificar tareas críticas y sus posibles contingencias 

2) Identificar el soporte de información para cada tarea crítica 

3) Documentar el plan de contingencia 

4) Comunicar el plan de contingencia a toda la organización 

5) Simular el plan de contingencia 

6) Crear manual de normas y procedimientos 

Esperamos que este post le funcione y aclaren dudas con los ejemplos que hemos colocado, se despiden;

• Marili Vera 
• Natalia Rojas
• Jesús Gil 
• Maicol Chavez  
• Alejandro Yepez

Estudiantes de Ingeniería en Informática  
Asignatura Ingeniería del Software
Profesora: Doris Briceño